Cyfrowa dokumentacja techniczna to rozwiązanie, które niesie za sobą wiele korzyści. Większy poziom bezpieczeństwa danych, kontrola dostępu oraz obniżenie kosztów to tylko niektóre z zalet. Specjaliści, jak i sami użytkownicy podkreślają, że wzrost wydajności i efektywności pracy to równie istotne zyski. Zastanawiasz się, w jaki sposób wprowadzanie danych do systemu i skanowanie dokumentów może wpłynąć na jakość pracy? Poznaj kilka przydatnych informacji i zacznij wdrażać cyfryzację w swojej firmie!
Czym jest cyfrowa dokumentacja techniczna?
Dokumentacja techniczna wymagana jest przy każdej inwestycji, czy budowie, ponieważ pozwala pracować według planów, a także jest potwierdzeniem, że wszystkie etapy zostały przeprowadzone zgodnie z założeniem. Prowadząc cyfrową dokumentację techniczną, przedsiębiorca może obniżyć koszty prowadzonej działalności. Po pierwsze nie musi on inwestować w drogi sprzęt i wydajne narzędzia, aby skanowanie dokumentów było możliwe. Drugą korzyścią jest uwolnienie zasobów ludzkich. Pracownicy zajmujący się dokumentacją papierową muszą poświęcać czas na jej obsługę, czyli kompletowanie, klasyfikację i przechowywanie według ściśle ustalonych reguł. Dlatego warto zlecić skanowanie dokumentów, ich segregowanie i archiwizację profesjonalnemu partnerowi (taką ofertę przedstawia m.in. Ekoakta https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow-technicznych/).
Jak wprowadzanie danych do systemu wpływa na jakość i efektywność pracy?
Dane zgromadzone w formie cyfrowej są posegregowane, a odnalezienie interesującego nas dokumentu zazwyczaj zajmuje krótką chwilę, w przeciwieństwie do poszukiwań wersji papierowej. Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić czas na istotne zadania zawodowe. Wpływa to także na lepszą komunikację i przepływ informacji i dokumentów pomiędzy działami firmy – dostęp ma każdy, komu zostanie on przyznany.
Elektroniczne kopie wpływają na usprawnienie wielu procesów, np. ofertowania i sprzedaży inwestycji. Cyfrową dokumentację techniczną można przekazać w jednej chwili do kilku inwestorów, niezależnie od miejsca, w jakim oni przebywają. Skanowanie dokumentów, ich obsługa i archiwizacja leży w zakresie obowiązków Ekoakta, czyli firmy z wieloletnim doświadczeniem i rozwiniętym zapleczem technologiczno-logistycznym https://www.ekoakta.pl/uslugi/skanowanie-dokumentow-archiwum-dokumentow-elektronicznych/.
Dlaczego warto wdrożyć cyfrową dokumentację techniczną w miejsce papierowej wersji?
Cyfrowa dokumentacja techniczna oznacza dłuższą żywotność i trwałość dokumentów, co oznacza gwarancję dostępu do zawartych w nich informacji. Papierowa forma może ulec zniszczeniu w trudnych warunkach, a częste jej przeglądanie prowadzić do zniszczeń. Dzięki temu, że wszystkie dane są umieszczone w bezpiecznym miejscu, nie ma ryzyka, że ulegną zabrudzeniu, zniszczeniu, a dane staną się niewyraźne lub zupełnie nieczytelne.
Wprowadzanie danych do systemu, czy data entry warto zlecić profesjonalnej firmie https://www.ekoakta.pl/uslugi/data-entry-wprowadzanie-danych/. Po pierwsze zapewnią fachową obsługę i będą postępować zgodnie z obowiązującymi normami, a po drugie spełnią najwyższe standardy bezpieczeństwa, chroniąc tym samym cyfrową dokumentację przed utratą, zgubieniem, zniszczeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.
